Los memorandos son comunicaciones, con un mínimo de partes, que aceleran el flujo de la comunicación en las empresas.
Se utilizan para tramitar, confirmar, requerir y comunicar información.
Casi siempre, los memorandos son más fáciles de escribir que las cartas porque se conoce a la persona destinataria y no exigen demasiada planificación. Además, la parte destinataria está familiarizada con el asunto y el lenguaje o terminología que se usa en la empresa. No hace falta incluir, por tanto, una explicación que sería indispensable si el mensaje se enviase a alguien fuera de la compañía.
A pesar de que los memorandos se clasifican como comunicaciones internas, pueden crearse memorandos para enviarse fuera de la empresa. Se envían a un público estrechamente relacionado con ella. (usuarios, suplidores...)
Contrario a lo que se cree muchas veces, todos los memorandos no son cortos o breves. Aun cuando no tienen tantas partes como una carta, también se crean memorandos extensos.
Tampoco debe atribuírseles un carácter informal siempre. El asunto por el que se crean, así como la persona a la que se dirigen, sirven para establecer su carácter formal o informal.
Los memorandos requieren:
- Oraciones cortas y largas (Un balance entre ellas)
- Vocablos sencillos y familiares
- Voz activa y verbos simples
- Concisión
- Forma estandarizada o modelo
- Tratar un solo asunto.
- Enumerar los aspectos o ítems que se incluyan (tres o más).
La enumeración debe ser explicada antes de presentarla.
Ejemplo: Las siguientes personas estarán sentadas en la primera fila
del Salón de Conferencias:
1. ----------------------------------
2. ----------------------------------
3. ----------------------------------
5. ----------------------------------
Para enfatizar pueden usarse viñetas (“bullets”) al identificar las partes.
Ejemplo: Se recomiendan los libros que siguen:
----------------------------------
-----------------------------------
-----------------------------------
-----------------------------------
Partes Básicas del Memorando:
Membrete
Fecha
Parte destinataria
Parte remitente (con su firma o sus iníciales*)
Asunto
Texto
Iníciales de referencia
* El uso de la firma se considera más formal.
Los memorandos no usan las fórmulas inicial y final de cortesía (Saludo y Despedida),
pero pueden incluir una nota cordial después del texto. (Saludos o Saludos cordiales.)
Los memorandos también utilizan partes adicionales. (Línea de Por Conducto, Anexo, Copia...)
